Dailykaltim.co, Kukar – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara mendampingi Dinas Komunikasi dan Informatika dalam merencanakan pemusnahan arsip dinamis inaktif sebagai upaya mengurangi volume arsip fisik yang menumpuk dan mengoptimalkan ruang penyimpanan. Kegiatan ini berlangsung di ruang rapat Kantor Diskominfo Kutai Kartanegara, Jalan Pahlawan 1, kawasan Timbau Tenggarong.
Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Diarpus Kutai Kartanegara, Varia Fadilla, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip harus mendapatkan persetujuan dari Bupati Kukar, selaku pencipta arsip. Sedangkan untuk arsip yang berusia lebih dari 10 tahun, diperlukan persetujuan Kepala ANRI Pusat.
“Pemusnahan arsip merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Arsip-arsip yang akan dimusnahkan harus melalui proses seleksi yang ketat berdasarkan jadwal retensi arsip yang berlaku dengan memastikan bahwa arsip yang dimusnahkan tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, maupun historis,” ujar Varia.
Sebelum proses pemusnahan, tim penilai arsip dari Diskominfo melakukan seleksi dan inventarisasi arsip inaktif yang sudah melampaui masa retensi dan tidak diperlukan lagi dalam proses bisnis organisasi.
“Arsip-arsip yang telah melewati masa retensi dan tidak lagi diperlukan dalam proses bisnis organisasi dipisahkan dan disiapkan untuk dimusnahkan,” jelasnya.
Setiap pencipta arsip diwajibkan untuk melakukan penyusutan arsip sesuai Perka ANRI 37 Tahun 2016 dan Perka ANRI Nomor 25 Tahun 2012.
“Terdapat tujuh langkah dalam pemusnahan arsip, yaitu pembentukan panitia, penyeleksian arsip, pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah, penilaian oleh panitia, permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, dan pelaksanaan pemusnahan,” rincinya.
Pemusnahan arsip harus disaksikan oleh Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam hal ini Diarpus Kutai Kartanegara, Inspektorat Kukar, dan Bagian Hukum Sekretariat Daerah. Alih media melalui digitasi atau pemindaian arsip di record center juga disarankan sebagai upaya penyelamatan arsip.
“Pemusnahan arsip dinamis inaktif memiliki sejumlah manfaat, seperti meningkatkan efisiensi kerja, menghemat ruang penyimpanan, mencegah penyalahgunaan informasi, dan menjaga keamanan arsip,” tambahnya.
Siti Noergaimah, Arsiparis Diarpus Kutai Kartanegara, menyebut bahwa digitasi arsip menjadi langkah penyelamatan arsip sekaligus memudahkan audit pengawasan internal.
“Penerapan kearsipan digital akan semakin meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Sistem kearsipan digital juga akan memudahkan dalam melakukan kolaborasi dan berbagi informasi antar instansi,” jelasnya.
Ia berharap pemusnahan arsip oleh OPD bisa menjadi contoh bagi instansi lain dalam menerapkan pengelolaan arsip yang efektif.
“Dengan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mendukung terwujudnya pemerintahan yang bersih dan transparan,” tambahnya.
Diskominfo bersama OPD di Kabupaten Kutai Kartanegara kini menerapkan sistem kearsipan digital, yang memungkinkan seluruh arsip disimpan dalam bentuk digital dan diakses dengan mudah melalui jaringan internet, sejalan dengan perkembangan teknologi informasi.
[UHD]
*Dapatkan berita pilihan terbaru setiap hari dari Dailykaltim.co. Informasi terbaru juga dapat dilihat dan diikuti di seluruh media sosial Dailykaltim.co termasuk Instagram, Facebook, X (twitter), Tiktok dan Youtube.